E-posta Nasıl Yazılır?

İster öğrenci olalım ister meslek sahibi, artık tüm işlerimizi dijital ortamda hallediyoruz. Bu nedenle de günlük hayatımızda onlarca e-posta alıyor ve gönderiyoruz. Ancak nasıl ki yüz yüze kurduğumuz iletişimin bir adabı, yolu yordamı varsa, e-posta yazarken de dikkat etmemiz gereken birtakım ilkeler bulunmakta. Bu yazımızda sizlere bunlardan bahsedeceğiz.

Hesap Adı

E-posta adınız, alıcının karşısına çıkan ilk şeydir. Bu nedenle e-postanızın adınız ve soyadınızdan oluştuğundan mutlaka emin olun, bu sayede mesajınızı gönderdiğiniz kişi sizin kim olduğunuzu hemen anlayabilir. Üstelik profesyonel yaşamda adınız ve soyadınız hariç başka herhangi bir şeyden oluşan e-postalar ciddiye alınmamanıza yol açabilir.

Konu ve Gövde

Birisine e-posta yazarken, insanların vaktinin ne kadar kısıtlı olduğunu unutmayın. Vermek istediğiniz mesaj kısa ve net olmalı.

İlk olarak konu ya da bir diğer adıyla subject bölümünde alıcıya ne hakkında yazdığınızı kısaca, tercihen birkaç kelime ile ama aynı zamanda akılda kalıcı şekilde açıklamalısınız ki e-postanız diğer e-postalarla karışmasın. Özellikle yoğun e-posta trafiği olan kişilere ulaşmaya çalıştığınızda bu kısım oldukça önem kazanmaktadır.

Gövde kısmını yazarken e-postanızın konusunun içeriğiyle uyumlu olması gerektiğini unutmayın. Kimden neyi ne zaman istediğiniz net bir şekilde anlaşılır olmalı. Eğer birkaç farklı noktaya değinecekseniz maddeler halinde yazmanız daha iyi olabilir. Uzun paragraflara göre maddelerin okunurluğu daha fazladır. Eğer dosya/dosyalar ekleyecekseniz, bunların ekte olduklarını belirtmeyi de unutmayın.

Sonuncu ama bir o kadar da önemli olan diğer nokta ise yazım ve noktalama kurallarına dikkat etmeniz. Her zaman Türkçeyi düzgün kullanmaya özen gösterin, böylece karşı tarafa ciddi olduğunuzu da belli etmiş olursunuz.

Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar:

  • Selamlama: Selamlama şekliniz, e-postanızı açan kişinin karşısına çıkan ilk şeydir. Her ne kadar e-postayı gönderdiğiniz kişinin kim olduğuna göre hitap şeklinizi değiştirebilseniz de her koşulda profesyonel olmayı unutmayın. Genel olarak formaliteden ve nezaketten uzaklaşmadığınız takdirde e-postaya dilediğiniz şekilde başlayabilirsiniz. Örneğin “Merhaba (İsim)” veya “Sayın (İsim)” en çok kullanılan selamlama şekilleridir. Bunun yanı sıra kapanışta da “Saygılarımla” gibi bir ifade kullanmanız e-postanızın daha şık durmasını sağlayacaktır. İş hayatında e-postayı bitirirken “Sevgiler” yazmanız tavsiye edilmemektedir. En sık kullanılan ifadeler “En içten dileklerimle”, “Kolaylıklar dilerim”, “İyi çalışmalar” şeklindedir.
  • Kime (to) ve Bilgi İçin (cc) Kısmı: E-postanızın direkt olarak ilgilendirdiği kişiyi kime bölümüne yazmanız, konuyla ilgili bilgi sahibi olmasını istediğiniz kişileri ise Bilgi İçin kısmına eklemeniz gerekmektedir. Bu sayede konuyla alakası bulunan herkesin bilgi sahibi olmasını sağlarsınız. Ancak e-postanın direkt olarak muhatabı olmayan kişileri kime kısmına eklemeniz, iletişim sorunları yaşamanıza sebep olabilir. Kısacası e-postanızı kimlere hangi amaçla gönderdiğinizi bilmeniz ve buna göre hareket etmeniz dikkatli olmanız gereken noktalardan biridir diyebiliriz.
  • İmza: Özellikle de kurumsal e-postalarda gövde kısmının sonuna imzanızı eklemeniz büyük önem taşımaktadır. Her ne kadar e-posta adresinizde adınız soyadınız yer alsa da alıcı sizi tanımıyorsa veya kim olduğunuzu unutmuş olma ihtimali varsa en sonda kimliğinizin, telefon numaranızın, pozisyonunuzun ve çalıştığınız şirketin adıyla birlikte gerekliyse adresinizin veya LinkedIn hesabınızın yer alması olası kafa karışıklıklarını engelleyecektir.

Unutmayın ki e-postalar iletişimi kolaylaştırmak için var. İnternet üzerinden daha sağlıklı ve etkili bir şekilde iletişim kurabilmek için e-posta yazım inceliklerini bilmeniz gerekmektedir. Bu sayede tüm işlerinizi rahatlıkla halledebilirsiniz. Eğer bu konu hakkında daha derin bilgi sahibi olmak isterseniz, e-posta yazım ilkelerinin detaylı ama bir o kadar da açık bir şekilde ele alındığı Temiz Türkçe Kılavuzu’muzdan yararlanabilirsiniz.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir