E-posta Teknikleri

Posted on Posted in e-posta, Kişisel Gelişim, Temiz Turkce

E-posta nasıl yazılır? Rahat okunan, anlaşılır ve istediğiniz etkiyi yapan e-postalar yazabilmek için neler yapmanız gerekiyor?

En ufak konuda defalarca e-posta gönderip almak istemiyorsanız, e-postaya sadece ekleri koyup, boşlukları telefon açarak kapatmak istemiyorsanız, yazılı iletişim becerilerinizi geliştirmelisiniz.

Bu kısa yazımızdaki ilkeleri iyi anlar ve uygularsanız, şirketinizdeki yazışma yükünüzün azalacağına inanıyoruz.

Etkili iletişimin ana ilkelerini hatırlamalı ve uygulamalısınız.

  • Nazik olmak
  • Net olmak
  • Güven vermek
  • Çözüm üretmek

Nazik olmasanız iletişim kopar; net değilseniz insanlar yorulur ve anlamaz; güven vermiyorsanız yazdıklarınız inandırıcı ve ikna edici olmaz; çözüm üretemiyorsanız insanlar sizinle çalışmak istemezler. Bu dört ilkeye dikkat ederseniz yazılı iletişiminiz hızlanır ve güçlenir.

İnsanları memnun etmek istiyorsanız beklentilerini aşmalısınız.

Araştırmalar gösteriyor ki, sadece görevini yapmak karşınızdakini tatmin etmeye yetmiyor. Ekstra bir kolaylık sunmanız, memnuniyet için bir iki adım daha atmanız gerekir; “sizin için yapabileceğim başka bir şey var mı” yaklaşımı hem şıktır, hem gönül kazandırır. “Teklifiniz ektedir, saygılarımla” tarzında sıfır duygu içeren mesajlar acil durumlarda makul görünse de, rutin yazışmalarda duyguyu ihmal eden çok şey kaybeder.

Yazının yüzü soğuktur; duygularınızı kelimelerle ifade etmeyi öğrenmelisiniz.

Yüz yüze iletişimde jest ve mimiklerimizle, beden dilimizle veya bazen sadece bakışımızla, duruşumuzla çok şey anlatırız. Yazılı iletişimde böyle bir imkanımız yoktur. Bu nedenle, yazarken günlük konuşma dilinde olduğundan daha çok duygusal kalıp kullanmamız gerekir. “Sizin bütçenizi yormak istemem ama…, kurumsal beklentilerinizi çok iyi anlıyorum…, sabah ilk fırsatta tüm dikkatimi vererek ilgileneceğim…, gibi.

Yazım hatası yapmayın, sözcüklerinizi dikkatle seçin.

Yazım hatası olan e-posta güven kaybettirir; özensiz olduğunuz izlenimini verir; eğitim seviyenizin yetersiz olduğunu düşündürür; kim bu gayri ciddi insan dedirtir; karizmanızı bozar.

Uzun paragraflar yazmak yerine maddeler halinde anlatın.

Kimsenin vakti yok; ayrıca insanların onca işi arasında size daha çok vakit ayırması için bir neden de yok. Üstelik, e-postaların ciddi bir oranda mobil cihazlardan okunduğunu düşünürsek; günümüz iş dünyasında destan gibi uzun yazmak çok yersiz. Uzun paragrafları okuyup anlamak daha zor, cepten okurken neredeyse imkansız.

Rakamlar, ürünler ve tarihler minik tablolar halinde gösterilmelidir.

Fiyat, tarih, süre, adet gibi bilgileri cümle içerisine değil satır başı maddeleriyle, hatta daha iyisi bir tablo içerisinde sınıflandırarak verin.

Anahtar mesajları ve sözcükleri vurgulayın, hatta tekrarlayın

E-postayı tek font ve aynı puntoyla yazmak zorunda değilsiniz. Önemli bilgileri koyu renkle veya altı çizili olarak yazabilirsiniz; renkle boyayabilirsiniz. Hassas bir konuda yazışıyorsanız, ana mesajınızı e-postanın girişinde ve sonunda tekrarlayarak vurgulayın.

Anahtar mesajları başa yazın; açıklamaları sonrasına ekleyin.

Eskiden yazışmalar hal hatır sormakla başlardı. Kurumsal hayata geçince önce şirketi, ürünleri, süreci ve koşulları yazıp sonra fiyat ve teslim süresi verilmeye başlandı. Bugün daha hızlı yaşıyoruz; son söyleyeceğinizi en başta yazmalısınız. Önce çözümü sunun, sonra açıklamanızı yapın.

Daima pozitif olun; saygı – sevgi çerçevesini koruyun.

İş ve özel hayat stresini yazışmalara yansıtmayın; kendinize yapılmasını istemediğinizi başkalarına yapmayın. Haklı çıkmak ve doğruyu savunmak doğrudur ama inadına haklı çıkmaya çalışmak ve sert, tepeden bakan, dışlayan, tartışmacı üsluplar takınmak çok yanlıştır. Pozitif olan kısa vadede bazen, orta vadede çoğunlukla, uzun vadede daima kazanır.

Aşağıdaki e-posta yazım tekniklerini size özel egzersizlere denemeli ve bir uzmanın rehberliğinde öğrendiklerinizi pratiğe dökmeli; alıştırma yapmalısınız.

  1. Sandviç tekniği: Bu teknikte, e-postaya sıcak ve olumlu bir giriş yapılır. Mesajın ortasına anlatılması gereken olumsuz haber yerleştirilir. E-posta yeniden iyi dileklerin ifadesiyle kapatılır. Kötü haber iki iyi mesaj arasında sunulduğu için yöntemin adına sandviç denilmektedir.
  2. Matador tekniği: Bu tekniği, muhatabınızı tanıdığınızı ve anladığınızı vurgulamak, ama ne yazık ki şirket kurallarını uygulamak zorunda olduğunuzu ifade etmek için kullanın. Uzunca bir tatlı diyalogla başladığı ve bir an için muhatabınızın beklentilerinin karşılanacağını sanması sonrasında birden acı haberi alması, matadorun arenadaki dansı gibidir. Matador tekniği müşteriye değer verdiğinizi göstermek için kullanılmalıdır.
  3. Kangal tekniği: Adı üstünde, bir kangal gibi, dağ gibi durmanın adıdır. Nezaketten taviz verilmez ama muhatabanız ne yazarsa yazsın şirket kurallarının uygulanacağı kendisine izah edilir. Kangal gibi yazmak için şirket prosedürlerinin net, yönetimin ise kararlı olması gerekir.
  4. Ahmak savar tekniği: İngilizce idiot-proof derler. Her detayı, rakamı, tarihi, fiyatı tek tek, liste ve tablo formatında yazmaya ahmak savar diyoruz. Muhatabınız dalgın olabilir, unutabilir, aceleci olabilir, görmeyebilir, telefonda konuştuklarınızı yanlış anlayabilir. İşin içinde para, tarih, miktar gibi karıştırılmaması gereken hususlar varsa, mutlaka bu teknikle yazın.

Güzel ve etkili e-posta yazımına dair bu kısa yazının okuyucularıma faydalı olmasını diliyorum. Temiz Türkçe kitabımızda daha kapsamlı ve açıklayıcı bilgiler bulabilirsiniz.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir